Ontplofte mailbox

Ontploft jouw mailbox als je er een paar dagen niet naar gekeken hebt?
Heb je ook net vakantie genomen en zakt de moed je in de schoenen als je ziet dat je 900 nieuwe berichten hebt?

Vanwege de winterserie masterclasses die ik momenteel geef heb ik me de laatste tijd nog eens extra verdiept in outlook. Wat me daarbij opvalt is dat er op Youtube en via google veel tips te vinden zijn over het gebruik van alle slimmigheden die Outlook biedt. Ik heb me zitten afvragen of ik al die handige trucs moet leren. En of ik ze moet gaan toepassen. Om vervolgens aan jou te kunnen leren.

Na een tijd hierop broeden kom ik toch steeds terug op het thema dat mij het meeste bezighoudt. En dat is hoe ik zorg dat er minder mail in je inbox terecht komt. Zodat je zo min mogelijk tijd hoeft te besteden aan het lezen en beantwoorden ervan.

Zorgen die handige tools er nou echt voor dat je een lege inbox hebt? Dat is de filter waarmee ik alles bekijk.

De afgelopen weken heb ik mijn aandacht nodig gehad voor andere zaken dan mijn mailbox. Normaal gesproken staat het opruimen van mijn mailbox 1 x per week in mijn agenda. Een half uur. En daarna een uur voor het beantwoorden van vragen die via de mail zijn binnengekomen.

Doordat ik de afgelopen weken mijn vaste uurtje had overgeslagen had ik vandaag een berg aan mail te verwerken. Ik merkte dat ik me daardoor onrustig begon te voelen. Ik had mezelf er vandaag een uur voor gegeven maar het leek niet te gaan lukken om het binnen die tijd allemaal te verwerken. Ik voelde dat ik daardoor geprikkeld raakte. In mijn hoofd switchte ik steeds tussen de inhoud van de mail en de vraag hoe ik zorg dat ik dit afkrijg.

Ik ben benieuwd of jij dat herkent?

Wat ga ik doen? Na dat uur stoppen en weten dat ik het niet af heb? Wat weer onrust geeft. Of er te lang mee bezig zijn en daardoor niet toekomen aan andere werkzaamheden?

En zo switcht het heen en weer in mijn hoofd en dat is al helemaal niet goed voor de concentratie.

Een manier om daar iets aan te doen is de OBO regel.
Openen, Beslissen, Organiseren.

Hiermee wordt voorkomen dat je een mail leest, er niets mee doet, de mail laat staan, misschien zelfs weer op ongelezen zet en doorgaat naar de volgende mail. Veel mensen werken op die manier. Dat lijkt op de korte termijn handig. Je scant even snel het bericht en kunt dan gauw alles langslopen. Het vervelende is echter dat je op die manier meerdere keren hetzelfde bericht tegenkomt. Want de volgende keer dat je weer je berichten scant kom je het opnieuw tegen. En als je het dan weer laat staan dan kom je het de keer erna weer tegen.

Door gelijk de eerste keer dat je het bericht leest te kijken of je er iets mee moet doen en de mail daarna op te ruimen voorkom je dat je meerdere keren dezelfde berichten leest. Bedenken of je iets moet met een bericht dat je krijgt is een belangrijke tussenstap.

Is dit bericht echt voor mij?
Moet ik er iets mee?
Kan de verzender niet verder zonder een actie van mijn kant?
Bevat het bericht informatie waar ik zelf om had gevraagd zodat ik verder kan met een belangrijke taak?

Of is het louter een informatie brengende boodschap?
Een discussie?
Een peiling van meningen?
Een nieuwsbrief?

Je raadt het al. Veel berichten zijn wellicht interessant maar je hoeft er lang niet altijd direct iets mee. Als je er überhaupt al iets mee moet.

Je maakt dus een afweging:
1 Hier moet ik NU iets mee
2 Hier moet ik een ACTIE voor inplannen.
3 Hier hoef ik NIETS mee

Drie mogelijke acties:
1 NU beantwoorden
2 Actie in je Agenda zetten
3 Nu verwijderen

Daarna ga je uitvoeren wat je moet doen.
1 Betreft het een actie waar iemand echt op zit te wachten en die echt direct beantwoord moet worden dan geef je een reactie.
2 In een aantal gevallen zul je wel iets met de mail moeten doen maar hoeft dat niet direct. Je pakt je agenda erbij en kijkt op welk moment je tijd hebt om de bijbehorende actie uit te voeren. Misschien heb je wat tijd nodig om na te denken over de vraag. Of moet je er iets voor opzoeken. Plan deze actie op een moment dat je er ook echt tijd voor kunt maken. Verplaats de mail vervolgens naar een map waar je dit bericht daarna gemakkelijk terug kunt vinden. Zelf zet ik er in mijn agenda vaak bij wie de mail stuurde, op welke datum en eventueel in welk mapje ik het heb opgeborgen.
3 Alle overige berichten kun je direct verwijderen. Maak er een gewoonte van om dat ook echt te doen!

Heb je vragen over het omgaan met je mail?
Loopt je mailbox vol en heb je daar stress van?
Zou je graag eens met willen overleggen wat je daaraan kunt doen?
Stuur me dan even een bericht MAIL MIJ HIER.

Een hippie met structuur, kan dat?

In mijn hoofd ben ik een hippie. Het leven moet een feestje zijn. No pressure. Doen wat ik op dit moment fijn vind. Een Spaanse hippie bij voorkeur. Dus mañana mañana. Tranquila!

Lees hier hoe ik toch mijn gedrag veranderde. En daarmee juist wél de rust vond om te leven zoals ik wil.

 


Lees verder

Kies jij voor structuur of voor stress?

Verenso heeft normen voor formatie. Die normen geven een richting. Maar ze zijn niet absoluut. De werkdruk die je ervaart hangt niet alleen maar samen met je werkpakket. Zowel persoonlijke als omgevingsfactoren spelen een rol. En hoe jij daarmee omgaat.


Lees verder

Een simpele manier om je bureau opgeruimd te houden.

Op mijn eerste werkdag word ik ontvangen op de artsenkamer. Het leek alsof er een aardbeving was geweest. Ik zal dat moment nooit vergeten. Wat doe je op zo'n moment? Net doen alsof je gek bent? Opstaan en weggaan? De leidinggevende bellen en vragen of ze je misschien als organizer willen inzetten in plaats van als arts?

Lees hier wat ik deed ...


Lees verder

I am calm

Het internet is traag. Je moet 100 x inloggen.

Je krijgt een hopeloos ouderwetse tablet.

En er wordt bezuinigd op het dossier waardoor je eindeloos moet klikken voor je bent waar je moet zijn.

Hans Rode heeft gelijk! Als ik instort ligt het zeker aan het systeem!

 


Lees verder

Weet jij waar Diana is?

Je komt op de afgesproken tijd op je afdeling. Het is tijd voor de wekelijkse visite. Maar de verzorging is niet in de teampost. Je vraagt je af wat je nu het beste kunt doen. Zonder de verzorging beginnen? Zoeken waar de contactverzorgende is? Een kop koffie pakken en jezelf een rustmomentje gunnen?

Op een goede dag zou je waarschijnlijk voor de laatste optie kiezen. Een relaxte dag heeft wel ruimte voor een ontspannen oplossing. Maar vandaag drukt je to-do lijst op je agenda. Je hebt al weinig tijd voor de visite want er komt straks nog een opname en je moet ook waarnemen op een andere afdeling. Zo kun je toch niet werken! Je loopt meteen al uit.


Lees verder

Niet wéér mevrouw de Waard!

Je komt op de afdeling voor je wekelijkse visite en je kijkt in de agenda. Je hoopt maar dat het vandaag een beetje snel gaat want je moet ook nog waarnemen op de revalidatie en daar komt om 11:30 uur een opname.

 

 


Lees verder

Waarom is niemand op zijn kamer?

Heb jij wel eens geprobeerd om je afdelingsvisite te veranderen in een spreekuur?
Hoe was je ervaring?
Waar liep je tegenaan?
Misschien heb je het geprobeerd en denk je, voor mij werkt dat niet.


Lees verder

En toen moest ik leren nee zeggen ...

Toen ik jonge kinderen had moest ik op tijd naar huis van mijn werk om de kinderen op te halen bij de opvang. En als je weet dat je kinderen echt opgehaald moeten worden omdat de opvang dicht gaat, dan zorg je wel dat je op tijd bent.

Wat motiveert jou om op tijd naar huis te gaan van je werk?


Lees verder

Wonden genezen ondanks wat wij eraan doen ...

Toen ik jong was en ongebonden ging het allemaal prima. Maar toen ik een gezin had met twee jonge kinderen werd het anders. Die moesten opgehaald worden van de naschoolse opvang. Naar zwemles brengen. Koken, afruimen. Kinderen naar bed brengen. Lunchpakketjes en gymtassen. Je kent het wel.

En dan na 21 uur nog vergaderstukken lezen. Bek af was ik. Ik had continu het gevoel dat ik te veel ballen in de lucht moest houden. Maar ja, ik was een sterke vrouw. Das schaffen wir! En door!


Lees verder

De nectarine.

"Dit is echt een GRZ-patiënt."  "Nee, ELV want hij mag nog niet belasten." Een verhaal over de nectarine, pruim of perzik?


Lees verder

Durf jij te kiezen?

Kiezen we doen het allemaal. De ene persoon heeft er meer moeite mee dan de andere. Sommige mensen kunnen snel beslissen en blijven dan bij hun besluit. Andere mensen twijfelen langer en vinden het daarna moeilijk om zeker te weten dat ze een goede beslissing hebben genomen. In de geriatrische revalidatie hebben we dagelijks te maken met het maken van keuzes. Onze revalidanten hebben als kenmerkende factor dat zij veel problemen ervaren op meerdere domeinen en tegelijkertijd hebben zij een verminderde leer-of trainbaarheid. Soms leidt dat maken van keuzes tot verschillende inzichten en discussies in het MDO. Want in dat overleg zijn we gewend om af te spreken wat we gaan doen. Hoe bereiken succesvolle mensen hun doelen en wat kunnen wij daarvan leren in de GRZ?

 


Lees verder

“U kunt naar huis.” “Ik dacht het niet.”

Omgaan met verschil van inzicht. Patiënten die "uitgerevalideerd zijn" en toch niet naar huis kunnen. Sommige organisaties hebben zelfs een hoteltarief voor als de patiënt weigert naar huis te gaan.


Lees verder

Ambulante revalidatie

Een prachtig winstpunt van onze DBC-financiering. Thuis revalideren onder supervisie van de specialist ouderengeneeskunde.
Lees verder

Revalidatieprognose

Op de revalidatieafdeling waar ik tijdens mijn kaderopleiding werkte hadden wij afspraken gemaakt waar we in de intakefase aandacht aan zouden besteden. Met meetinstrumenten en vragenlijsten. En hoe dat in het revalidatiebehandelplan moest terugkomen. Hiertoe gestimuleerd door een opdracht uit de kaderopleiding.
Lees verder

Het MDO

Op weg naar huis

Heb jij ook wel eens het gevoel dat het schip al is uitgevaren zonder dat de bestemming is bepaald?


Lees verder