Een simpele manier om je bureau opgeruimd te houden.

Op mijn eerste werkdag sta ik in de artsenkamer.

Geen van de bureaus was leeg. Het leek alsof er een aardbeving was geweest. Papier op de bureaus, op de grond. Kerstkaarten van twee jaar geleden hingen op de deur. Verdere details zal ik je besparen. Ik wist dat ik zo niet kon werken. Je moet weten dat ik astma heb en helemaal niet tegen stof kan.

Als ik nu in op een dergelijke manier ergens ontvangen zou worden, zou ik er dan nog gaan werken? Of zou ik direct naar de leidinggevende gaan en vragen of ze mijn opdracht wilden aanpassen?

De professional organizer zat er toen ook al in, hoor. De eerste zes weken heb ik één dag per week aan het eind van de middag opgeruimd. Stapels zooi gingen door mijn handen. Na een half uurtje opruimen zagen mijn handen zwart. Hele vuilniszakken heb ik afgevoerd.

Nu moet je weten dat mijn nieuwe collega’s daar helemaal niet zo blij mee waren. Die vonden het niet oké dat ik aan hun spullen zat. Een van beide haalde na het weekend gewoon weer uit de afvalbak wat van haar niet weg mocht. Dat begon dus lekker daar, die samenwerking! Daarna hebben we de volgende deal gesloten. Ik zette tijdens mijn opruimsessie op haar bureau waarvan ik vond dat het weg mocht. Als ze dat niet binnen één week zelf had doorgewerkt dan ging het de week erna alsnog in de container.

Uiteindelijk is het wel goed gekomen hoor, met die collega. Nadat ze alle achterstallige papieren had uitgezocht hield ze in het vervolg haar bureau keurig op orde. Jaar in jaar uit. En volgens mij ging ze daar goed op.

Nu is de vraag natuurlijk hoe het kan dat een werkkamer zo verwaarloosd raakt. Dat er zulke achterstanden ontstaan. Dat een werkruimte niet eens meer schoongemaakt kan worden doordat er te veel ligt. Wat denk jij?

Als ik zelf druk ben dan overkomt mij dat ook. Dan zorg ik dat ik op mijn werk alles goed onder controle heb. Daar word ik tenslotte voor betaald. Maar als ik thuis ben dan blijven er wel dingen liggen. En als zo’n periode te lang duurt dan ontstaan er stapels. Papieren die nog moeten worden uitgezocht. Post waar ik naar moet kijken. Rekeningen die betaald moeten worden. Die komen dan natuurlijk altijd terecht tussen tijdschriften en andere zaken waardoor ik toch echt eerst die stapel moet doorzoeken. En daar zie ik dan tegenop. Dus die rekening blijft onbetaald tot er een herinnering binnenkomt.

Ik had eens een klant voor een organizing klus thuis.

Deze mevrouw was verzorgende in een verpleeghuis. Ze werkte daar 4 dagen per week. Volgens eigen zeggen verliep alles op het werk prima. Maar thuis stapelde de rommel zich op. Ze verschoonde de kattenbakken niet meer. Leegde de asbakken niet. Ze kookte niet meer. De huiskamer, gang en keuken lagen vol verpakkingen van bezorgde maaltijden.

Je denkt misschien, dat overkomt mij niet. Maar het kan iedereen gebeuren. Als je het te druk hebt en je energie raakt op. Dan stop je als eerste met de dingen die niet zo noodzakelijk lijken. Maar uiteindelijk blijkt zelfs het wegbrengen van oud verpakkingsmateriaal toch noodzakelijk te worden.

Als ZZP-er weet ik dat zo’n werkkamer met niet opgeruimde papierwinkel echt geen uitzondering is.

Kasten waar nog oude senseo apparaten in staan. Farmacotherapeutisch kompas van vele jaren geleden. Ergens vond ik in een kast zelfs een oude koffer. Zo ééntje die je als handbagage mag gebruiken in het vliegtuig. Misschien heb jij ook wel zo’n berg papier op je bureau liggen en zou je daar graag vanaf willen. Daar gaan we deze week dan een start mee maken.

Doe je mee?

Deze week geef ik je drie opeenvolgende kleine taakjes die ervoor gaan zorgen dat je weer orde krijgt in je kamer én in je hoofd. De oefeningen duren maar een paar minuten. En ze doen wonderen! Maar dan moet je het natuurlijk wel doen. Van alleen lezen over opruimen is nog nooit een kamer netter geworden.

Hier is mijn stappenplan:

Stap 1:

Maak een lijstje van dingen die je altijd uitstelt. Bij mij waren dat bijvoorbeeld altijd het declareren van bonnetjes (een boek dat ik gekocht had, een kaartje van de NS voor een cursus), het invullen van mijn gewerkte uren tijdens de dienst, het opruimen van geprinte papieren en het schrijven van ontslagbrieven.

Zet je wekker op 1 minuut en maak je lijstje.

Stap 2:

Dingen die je altijd uitstelt zijn vaak taken die je niet leuk vindt, die je moeilijk vindt of die je minder belangrijk vindt. Maar ze moeten uiteindelijk toch gedaan worden. Plan ze daarom in je agenda. Op een vast moment. Als je bijvoorbeeld 5 opnames per week op je afdeling krijgt dan weet je dat je ook vijf ontslagbrieven per week moet schrijven. Plan in je agenda elke dag een half uur voor het schrijven van ontslagbrieven. Tip: gebruik die tijd er dan ook echt voor ????

Stap 3:

Dingen die je uitstelt blijven als een stemmetje op de achtergrond in je hoofd zingen. Elke keer als jij je kamer binnenloopt en je ziet die papieren liggen dan denk je “shit, deze week weer niet opgeruimd”. Het vervelende is dat hoe vermoeider je bent, hoe moeilijker het is om die uitstelklusjes te gaan doen. Je bent al moe en dat moet je ook nog … Hou bij het inplannen van deze klusjes dus aan dat je ze bij voorkeur aan het begin van de dag doet. Op een vast moment, in de ochtend. Liefst als eerste.

Bij mij staat tegenwoordig op maandagochtend om 9 uur in de agenda: werkkamer opruimen. En om 9:30 boekhouding bijwerken. De rest van de week kijk ik naar die stapel en denk “dat hoef ik nu niet te doen, dat is voor maandag om 9 uur”.

Heb je enige idee hoeveel rust dat geeft?